GUIDA UTENTE PROTOCOLLO FACILE
(Vers. 1.2.0)
GUIDA UTENTE PROTOCOLLO FACILE (Vers. 1.2.0)
Associazione di file al protocollo
Installazione
Per avviare l’installazione di Protocollo Facile fare doppio click sul file ProtocolloFacileSetup.exe.
Si aprirà la schermata visualizzata nella figura seguente:
Cliccare sul tasto avanti
Leggere
Questo passaggio comporta l’accettazione di tutti i termini del contratto.
Di default il programma verrà installato
nella cartella C:\Programmi\ProtocolloFacile\.
E’ possibile cambiare la cartella di installazione, ma si consiglia di lasciare
il percorso proposto.
Da qui è possibile selezionare il nome del link che comparirà nella voce Avvio Programmi.
Da questa schermata è possibile creare un’icona per l’avvio veloce del programma:
- Sul Desktop (inserire una spunta sulla prima voce)
- Sulla Barra di avvio veloce (Inserire una spunta sulla seconda voce)
Abbiamo terminato le impostazioni di setup.
Cliccare sul pulsante Installa, per completare l’installazione.
Prima esecuzione
Alla prima esecuzione del programma è necessario impostare il percorso della cartella che utilizzerà il programma per salvare i file associati ai protocolli tramite la finestra seguente:
Se si intende utilizzare il programma in rete da più postazioni diverse è importante specificare un percorso di rete accessibile in lettura e scrittura da tutte le postazioni.
Ad ogni avvio del programma viene verificato lo stato della registrazione; se il programma non risulta registrato appare il seguente messaggio:
Per registrare il programma cliccare sul pulsante Sì e passare al capitolo “Registrazione del programma”.
Se si desidera provare il programma in modalità Demo cliccare sul No.
In versione Demo il software funzionerà senza limitazioni di funzionalità, ma permetterà di inserire al massimo 10 protocolli e massimo 10 clienti nella relativa anagrafica.
In tal modo è possibile provare l’efficienza di “Protocollo Facile” prima di procedere con l’eventuale acquisto.
Durante questa fase di test si ha diritto all’assistenza telefonica e via e-mail gratuitamente e senza nessun impegno di acquisto.
E’ possibile inoltre richiedere, sempre gratuitamente e senza impegno, l’assistenza telefonica di un nostro tecnico per tutta la fase di installazione e configurazione del software.
Se poi si deciderà di acquistarlo tutti i dati inseriti nel periodo di prova non andranno persi!
Per acquistare il programma o per ulteriori informazioni contattare il servizio clienti Pianeta Software al numero 0832.354162 o via e-mail all’indirizzo info@pianetasoftware.it
Login
L’accesso al programma è protetto da password e il programma è multiutente, quindi tiene traccia di quale utente ha protocollato ogni singolo documento.
Gli utenti si gestiscono dalla finestra Impostazioni (illustrata più avanti
nella guida).
Di default è presente un utente con UserID Administrator e password admin.
Funzionalità
Il programma permette in modo semplice, veloce ed efficiente di gestire i documenti e la corrispondenza della vostra azienda con la relativa riproduzione (scansione) in formato digitale.
Con pochi click è possibile memorizzare i dati di ogni documento e associare ad esso uno o più file. E’ addirittura possibile avviare la scansione direttamente dall’interno del programma, che si occuperà di memorizzare e gestire il file immagine.
Molto potente risulta essere il motore di ricerca interno che permette di ricercare un certo documento tramite tutti i parametri con cui esso è definito (Mittente/destinatario, oggetto, data di protocollo, data documento, tipologia di corrispondenza, tipo di documento, entrata/uscita e naturalmente per numero di protocollo).
3 sono le schermate principali del programma, facilmente accessibili tramite il menu superiore:
- Protocollo
- Anagrafica
- Impostazioni
Protocollo
Questa è la maschera principale del programma.
In alto è presente una fascia blu con i vari criteri di selezione per individuare facilmente un protocollo già memorizzato.
Nella parte centrale della maschera vengono visualizzati tutti i documenti protocollati che corrispondono ai filtri impostati nella parte superiore della maschera.
La parte in basso visualizza il dettaglio del documento corrente, o il documento selezionato nella lista e permette le operazioni di nuovo inserimento e modifica di un certo protocollo.
Inserimento nuovo protocollo
Le operazioni di inserimento o modifica di un protocollo sono gestibili tramite la barra di navigazione record presente in basso.
Per protocollare un nuovo documento cliccare
sull’icona “nuovo record” 
Tutti i campi saranno così svuotati e la maschera si predisporrà per un nuovo inserimento. Il numero di protocollo verrà inserimento automaticamente in maniera incrementale rispetto all’ultimo documento protocollato.
Anche la data di protocollo viene inserita automaticamente dal programma ma è comunque possibile modificarla.
Se si digita un mittente/destinatario non presente in anagrafica, si aprirà una finestra che vi chiederà di inserire il nuovo record:
Se si clicca su ‘OK’ si aprirà una finestra che permette di inserire i dati del nuovo contatto:
Al salvataggio del nuovo contatto i campi del protocollo relativi al contatto saranno automaticamente compilati.
I contatti salvati possono essere visualizzati e gestiti tramite la finesta Anagrafica.
Associazione di file al protocollo
Protocollo Facile permette l’associazione di file al protocollo.
Quando si è nella modalità di nuovo inserimento o di modifica di un protocollo si attivano i tasti di gestione dei file associati:
Il tasto Aggiungi file 
permette di associare
un file da un percorso.
Il tasto Aggiungi file da scanner
permette di associare
un file da uno scanner o da un’altra sorgente TWAIN.
Il tasto Elimina file 
permette di eliminare
un file associato al protocollo.
In particolare cliccando sul tasto Aggiungi file da scanner si apre la finestra Acquisisci immagine:
Che permette di selezionare lo scanner dal quale acquisire il documento, scannerizzarlo tramite il tasto Avvia scansione e associarlo al protocollo tramite il tasto Aggiungi immagine.
Ricerca
Tramite il filtro presente nella parte superiore della finestra è possibile effettuare ricerche tra i protocolli inseriti.
I criteri di ricerca possibili sono:
- Numero di protocollo
- Data di protocollo (è possibile specificare un range di date)
- Tipo di corrispondenza (selezionabile dalla lista dei tipi definiti)
- Data del documento protocollato (è possibile specificare un range di date)
- Tipo documento (selezionabile dalla lista dei tipi definiti)
- Entrata, uscita o tutti
- Testo libero: Il testo digitato in questa casella sarà cercato in modo anche parziale in tutti i seguenti campi del protocollo: oggetto, mittente o destinatario, note, indirizzo, comune, provincia, frazione e nazione.
Anagrafica
Dalla scheda anagrafica è possibile visualizzare
la lista di tutti i contatti memorizzati, e gestirli tramite la barra di navigazione
record presente in basso.
Impostazioni
Dalla scheda Impostazioni è possibile gestire le tipologie di documenti e di corrispondenza che vengono protocollate, e gli utenti che hanno accesso al programma.
Per ogni utente è possibile impostare i seguenti permessi:
- Gestione utenti
Se questa voce è spuntata l’utente corrente avrà i diritti di creare nuovi utenti o modificare gli utenti esistenti. Si consiglia di abilitare questa possibilità solo all’utente amministratore. - Gestione tipo documenti
Se questa voce è selezionata l’utente corrente potrà creare nuovi tipi di documenti o modificare quelli esistenti. - Gestione tipo corrispondenza
Se questa voce è selezionata l’utente corrente potrà creare nuovi tipi di corrispondenza o modificare quelli esistenti. - Solo consultazione
Se questa voce è spuntata l’utente corrente potrà solo consultare i protocolli ma non potrà crearne nuovi o modificare quelli esistenti. - Visualizza solo propri
Se questa voce è spuntata l’utente corrente potrà visualizzare solo i documenti da lui protocollati. - Accesso disabilitato
Spuntando questa voce si disabilita l’accesso dell’utente al programma.
In fondo alla maschera è visualizzato il percorso dove sono memorizzati i file associati ai documenti protocollati. Per effettuare il backup è sufficiente copiare questa cartella e la cartella DataBase presente nella cartella di installazione del programma.
Registrazione del programma
Per utilizzare pienamente “Protocollo Facile” è necessario effettuare la registrazione.
Ad ogni avvio del programma viene verificato lo stato della registrazione; se non risulta registrato appare il seguente messaggio:
Cliccando sul pulsante ‘Sì’ si aprirà la maschera di registrazione:
Per registrare il programma, è sufficiente compilare i campi ‘Nome e cognome’ e ‘Società’ di questa finestra e cliccare sul tasto ‘Invia codice via internet’.
Riceverete al vostro indirizzo e-mail l’ID Registrazione e dopo averlo inserito nell’apposito campo e aver cliccato il tasto ‘OK’ il programma sarà registrato e sarà possibile utilizzarlo senza alcuna limitazione.