GUIDA UTENTE PROTOCOLLO FACILE
(Vers. 3.5.0)
Contatti e richiesta informazioni
Per avviare l’installazione di Protocollo Facile fare doppio click sul file ProtocolloFacileSetup.exe.
Si aprirà la schermata visualizzata nella figura seguente:
Cliccare sul tasto avanti
Leggere
Questo passaggio comporta l’accettazione di tutti i termini del contratto.
Di default il programma verrà installato nella cartella C:\Programmi\ProtocolloFacile\.
E’ possibile cambiare la cartella di installazione, ma si consiglia di lasciare il percorso proposto.
Da qui è possibile selezionare il nome del link che comparirà nella voce Avvio Programmi.
Da questa schermata è possibile creare un’icona per l’avvio veloce del programma:
- Sul Desktop (inserire una spunta sulla prima voce)
- Sulla Barra di avvio veloce (Inserire una spunta sulla seconda voce)
Abbiamo terminato le impostazioni di setup.
Cliccare sul pulsante Installa, per completare l’installazione.
Prima esecuzione
Alla prima esecuzione del programma è necessario impostare il percorso della cartella che utilizzerà il programma per salvare i file associati ai protocolli tramite la finestra seguente:
Se si intende utilizzare il programma in rete da più postazioni diverse è importante specificare un percorso di rete accessibile in lettura e scrittura da tutte le postazioni.
Alla prima esecuzione, e fintanto non viene protocollato almeno un documento, viene richiesto di scegliere, tramite la finestra seguente, il tipo di numerazione da utilizzare per i protocolli. E’ possibile scegliere tra:
- una numerazione unica per tutti i documenti sia in entrata che in uscita
- una numerazione distinta per i documenti in entrata e per i documenti in uscita.
Ad ogni avvio del programma viene verificato lo stato della registrazione; se il programma non risulta registrato appare il seguente messaggio:
Per registrare il programma cliccare sul pulsante Sì e passare al capitolo “Registrazione del programma”.
Se si desidera provare il programma in modalità Demo cliccare sul No.
In versione Demo il software funzionerà senza limitazioni di funzionalità, ma permetterà di inserire al massimo 10 protocolli e massimo 10 clienti nella relativa anagrafica.
In tal modo è possibile provare l’efficienza di “Protocollo Facile” prima di procedere con l’eventuale acquisto.
Durante questa fase di test si ha diritto all’assistenza telefonica e via e-mail gratuitamente e senza nessun impegno di acquisto.
E’ possibile inoltre richiedere, sempre gratuitamente e senza impegno, l’assistenza telefonica di un nostro tecnico per tutta la fase di installazione e configurazione del software.
Se poi si deciderà di acquistarlo tutti i dati inseriti nel periodo di prova non andranno persi!
Per acquistare il programma o per ulteriori informazioni contattare il servizio clienti Pianeta Software al numero 0832.354162 o via e-mail all’indirizzo info@pianetasoftware.it
Login
L’accesso al programma è protetto da password e il programma è multiutente, quindi tiene traccia di quale utente ha protocollato ogni singolo documento.
Gli utenti si gestiscono dalla finestra Impostazioni (illustrata più avanti nella guida).
Di default è presente un utente con UserID Administrator e password admin.
Funzionalità
Il programma permette in modo semplice, veloce ed efficiente di gestire i documenti e la corrispondenza della vostra azienda con la relativa riproduzione (scansione) in formato digitale.
Con pochi click è possibile memorizzare i dati di ogni documento e associare ad esso uno o più file. E’ addirittura possibile avviare la scansione direttamente dall’interno del programma, che si occuperà di memorizzare e gestire il file immagine.
Molto potente risulta essere il motore di ricerca interno che permette di ricercare un certo documento tramite tutti i parametri con cui esso è definito (Mittente/destinatario, oggetto, data di protocollo, data documento, tipologia di corrispondenza, tipo di documento, entrata/uscita e naturalmente per numero di protocollo).
7 sono le schermate principali del programma, facilmente accessibili tramite il menu superiore:
1. Protocollo
2. Anagrafica
3. Archivi di base
4. Aziende/settori
5. Pratiche
6. Opzioni e utility
7. Notifiche
Protocollo
Questa è la maschera principale del programma.
In alto è presente una fascia blu con i vari criteri di selezione per individuare facilmente un protocollo già memorizzato.
Nella parte centrale della maschera vengono visualizzati tutti i documenti protocollati che corrispondono ai filtri impostati nella parte superiore della maschera.
La parte in basso visualizza il dettaglio del documento corrente, o il documento selezionato nella lista e permette le operazioni di nuovo inserimento e modifica di un certo protocollo.
Cliccando su Stampa 
si può scegliere di stampare:
- un’etichetta da applicare sul documento con il numero di protocollo, la data e, se abilitato, il codice a barre che identifica il protocollo (vedi capitolo Codice a barre)
- una ricevuta del protocollo
- la lista dettagliata dei protocolli
- la lista dettagliata dei protocolli senza le note
Inserimento nuovo protocollo
Le operazioni di inserimento o modifica di un protocollo sono gestibili tramite la barra di navigazione record presente in basso.
Per protocollare un nuovo documento cliccare sull’icona “nuovo record” 
Tutti i campi saranno così svuotati e la maschera si predisporrà per un nuovo inserimento. Il numero di protocollo verrà generato automaticamente in maniera incrementale rispetto all’ultimo documento protocollato (sarà visibile dopo il salvataggio).
Anche la data di protocollo viene inserita automaticamente dal programma ma è comunque possibile modificarla.
Se si digita un mittente/destinatario non presente in anagrafica, si aprirà una finestra che vi chiederà di inserire il nuovo record:
Se si clicca su ‘OK’ si aprirà una finestra che permette di inserire i dati del nuovo contatto:
Al salvataggio del nuovo contatto i campi del protocollo relativi al contatto saranno automaticamente compilati.
I contatti salvati possono essere visualizzati e gestiti tramite la finestra Anagrafica.
Durante la compilazione di un nuovo protocollo sulla destra dei campi del destinatario compare un tasto verticale.
Cliccando su questo tasto si accede ad una maschera che permette di gestire i destinatari o mittenti multipli di uno stesso documento:
Il pulsante Aggiungi lista permette con un solo click di inserire come destinatari tutti i contatti precedentemente inseriti nella lista selezionata.
E’ anche possibile notificare il documento protocollato ad altri utenti del programma:
Per i dettagli vedere il capitolo Notifiche.
Associazione di file al protocollo
Protocollo Facile permette l’associazione di file al protocollo.
Quando si è nella modalità di nuovo inserimento o di modifica di un protocollo si attivano i tasti di gestione dei file associati:
Il tasto Aggiungi file 
permette di associare un file selezionandolo da un percorso.
E’ anche possibile associare un file trascinandolo all’interno del box a sfondo bianco.
Il supporto del drag & drop risulta particolarmente utile per protocollare un’e-mail.
Infatti è possibile protocollare un'e-mail da tutti i più diffusi client di posta semplicemente trascinando l'e-mail dal programma di gestione all’interno del box dei file associati. I campi del protocollo verranno automaticamente compilati con i dati dell’e-mail.
Il tasto Aggiungi file da scanner 
permette di associare un file direttamente da uno scanner o da un’altra sorgente TWAIN.
Con il tasto Elimina file 
si cancellare un file selezionato.
Dalla scheda Opzioni e utility è anche possibile abilitare il collegamento a file. In questo modo verrà abilitato il tasto 
che permette di creare un collegamento ad un file anziché copiarlo nella cartella del programma.
Il tasto Invia e-mail con i file selezionati in allegato 
permette di inviare, i file selezionati dal box, in allegato ad un nuovo messaggio e-mail, tramite il client di posta predefinito.
Per i protocolli in uscita sarà automaticamente impostato come destinatario del messaggio l’indirizzo e-mail del destinatario (o dei destinatari, se multipli) selezionato per il protocollo.
Per i protocolli in entrata, invece, sarà possibile aggiungere una lista di destinatari tra i contatti presenti in anagrafica (utile ad esempio per inviare i file in ingresso ad una lista di distribuzione anche interna all’azienda).
Cliccando sul quadrante dei file associati con il tasto destro del mouse, si apre un menu contestuale, che permette tra l’altro di inserire un documento dinamico partendo da un modello di tipo documento preimpostato, creabile in WORD e definibile nella maschera di gestione dei tipi di documenti.
Per maggiori dettagli vedi il capitolo Modelli di documenti
In particolare cliccando sul tasto Aggiungi file da scanner si apre la finestra Acquisisci immagine:
Cliccando sul pulsante “Sorgente TWAIN” si può selezionare lo scanner da utilizzare per la scansione.
Da questa finestra si possono scannerizzare, infatti, i documenti cartacei da associare al protocollo e poi salvarli come immagini (BMP o JPG) o come PDF.
E’ possibile anche creare un unico documento PDF formato da più scansioni.
Cliccando su Aggiungi file si ha la possibilità di aggiungere una pagina già scansionata precedentemente e salvata come file immagine.
Il pulsante “Aggiungi timbro” simula un timbro con il numero e la data di protocollo, che si può trascinare tramite il mouse nel punto desiderato e che verrà poi impresso sul documento quando verrà generato il pdf.
Ricerca
Tramite il filtro presente nella parte superiore della finestra è possibile effettuare ricerche tra i protocolli inseriti.
I criteri di ricerca possibili sono:
- Pratica (solo versione full)
- Azienda o settore (solo versione full e se presente + di un’azienda/settore)
- Numero di protocollo (utilizzare questo campo anche per la ricerca del codice a barre con relativo lettore, vedi capitolo Codice a barre).
- Data di protocollo (è possibile specificare un range di date)
- Tipo di corrispondenza (selezionabile dalla lista dei tipi definiti)
- Data del documento protocollato (è possibile specificare un range di date)
- Tipo documento (selezionabile dalla lista dei tipi definiti)
- Entrata, uscita o tutti
- Testo libero. Il testo digitato in questa casella sarà cercato in modo anche parziale in tutti i seguenti campi del protocollo: oggetto, mittente o destinatario, note, indirizzo, comune, provincia, frazione e nazione.
Tramite il tasto 
presente in alto a destra della maschera è possibile azzerare tutti i filtri di ricerca impostati.
Anagrafica
Dalla scheda anagrafica è possibile visualizzare la lista di tutti i contatti memorizzati, e gestirli tramite la barra di navigazione record presente in basso.
L’anagrafica è a sua volta divisa in due schede:
- Generale che contiene i dati principali del contatto
- Referenti che contiene i dati dei referenti
E’ anche possibile creare delle liste di contatti da utilizzare per l’invio a tutti di uno stesso documento. Per i protocolli in uscita, infatti, si potrà selezionare una lista e automaticamente verranno inseriti tra i destinatari tutti i contatti presenti in essa.
Cliccando su Stampa si può scegliere di stampare:
- la scheda anagrafica del contatto
- un’etichetta con l’indirizzo (eventualmente da applicare su una busta)
- l’indirizzo direttamente su una busta da lettera.
- l’intera lista visualizzata di indirizzi su etichette
- l’intera lista visualizzata di indirizzi su buste
- la lista di tutti i contatti in formato A4
Dalla scheda Archivi di base è possibile personalizzare i tipi di documenti e i tipi di corrispondenza, gestire gli utenti che hanno accesso al programma e consultare o aggiornare l’archivio dei comuni italiani.
Per i tipi di documenti è possibile anche definire un modello (es. un file di Word preformattato) che potrà essere poi richiamato dal menu contestuale, che si apre cliccando col tasto destro del mouse sulla lista dei file associati al protocollo.
Per ogni utente è possibile impostare i seguenti permessi:
- Gestione utenti
Se questa voce è spuntata l’utente corrente avrà i diritti di creare nuovi utenti o modificare gli utenti esistenti. Si consiglia di abilitare questa possibilità solo all’utente amministratore.
Se questa voce non è spuntata l’utente corrente avrà comunque la possibilità di modificare la propria password di accesso al programma.
- Gestione tipo documenti
Se questa voce è selezionata l’utente corrente potrà creare nuovi tipi di documenti o modificare quelli esistenti. - Gestione tipo corrispondenza
Se questa voce è selezionata l’utente corrente potrà creare nuovi tipi di corrispondenza o modificare quelli esistenti. - Gestione pratiche
Se questa voce è selezionata l’utente corrente potrà aprire nuove Pratiche o modificare quelle già aperte. - Gestione Aziende/Settori
Se questa voce è selezionata l’utente corrente potrà creare nuove Aziende o nuovi Settori o modificare quelli esistenti. - Gestione Opzioni e Utility
Se questa voce è spuntata l’utente corrente potrà impostare le opzioni del programma e usare le utility - Accesso disabilitato
Spuntando questa voce si disabilita l’accesso dell’utente al programma. - Visualizza solo propri
Se questa voce è spuntata l’utente corrente potrà visualizzare solo i documenti da lui protocollati. - Nuovo disabilitato
Se questa voce è spuntata l’utente corrente non potrà aggiungere protocolli, contatti in anagrafica, tipi documenti, tipi di corrispondenza e pratiche - Modifica disabilitato
Se questa voce è spuntata l’utente corrente non potrà modificare protocolli, contatti in anagrafica, tipi documenti, tipi di corrispondenza e pratiche - Elimina disabilitato
Se questa voce è spuntata l’utente corrente non potrà eliminare protocolli, contatti in anagrafica, tipi documenti, tipi di corrispondenza e pratiche - File ass. obbligatorio
Se questa voce è spuntata l’utente deve obbligatoriamente associare un file ai protocolli che genera. - Gestione titolario (solo versione Plus)
Se questa voce è spuntata l’utente potrà gestire il titolario di classificazione creando o modificando titoli classi e sottoclassi - Titolario obbligatorio (solo versione Plus)
Se questa voce è spuntata l’utente deve obbligatoriamente classificare secondo il titolario i protocolli che genera
Aziende/Settori
Con la versione Full del programma è possibile suddividere i protocolli per aziende o per settori della stessa azienda.
Le aziende o i settori si gestiscono dalla scheda Aziende/Settori e si può anche seguire una numerazione di protocollo separata per ogni azienda o settore.
Per ogni azienda o settore si può anche scegliere se sarà gestito da tutti gli utenti o solo da alcuni di essi.
In questo modo, gli utenti abilitati a gestire solo alcuni settori, non vedranno affatto i documenti protocollati associati ai settori a cui non hanno accesso, e non potranno protocollare documenti associandoli a quei settori.
Pratiche
Dalla versione 2.2.2 del programma è stata introdotta la gestione delle pratiche (disponibile solo nella versione Full).
Per ogni pratica è possibile associare uno o più documenti protocollati, altri file allegati, non necessariamente protocollati e tenere traccia di una serie di informazioni testuali con data, ora e utente che le ha inserite.
Per aprire una nuova pratica cliccare sull’icona “nuovo record” .
Comparirà il campo Aggiungi nota alla pratica dove è possibile memorizzare una serie di informazioni testuali relative alla pratica. Il programma in automatico inserirà data/ora e utente del programma che l’ha inserita.
Tramite il box a destra ad ogni pratica si possono associare dei file di qualsiasi tipo o dei documenti acquisiti tramite uno scanner:
Per associare un nuovo file cliccare sull’icona gialla che rappresenta una cartella con una freccia e si aprirà una finestra per selezionare il file da un qualsiasi percorso sul computer locale o da una cartella condivisa in rete.
Il file selezionato verrà copiato automaticamente in una cartella associata alla pratica e rimarrà ad essa collegato.
Cliccando sull’icona raffigurante uno scanner è possibile anche far partire direttamente dal programma una scansione di un eventuale documento cartaceo.
Anche in questo caso il file della scansione verrà automaticamente salvato nella cartella associata alla pratica corrente.
Dalla scheda Opzioni e utility è anche possibile abilitare il collegamento a file. In questo modo verrà abilitato un tasto che permette di creare un collegamento ad un file anziché copiarlo nella cartella del programma.
Se si devono aggiungere delle note ad una pratica già memorizzata basta cliccare su Modifica record e scrivere la nuova nota nella casella Aggiungi nota alla pratica.
Il testo digitato verrà aggiunto nella casella Storico pratica insieme alla data e l’ora in cui e stata inserita e all’utente del programma che l’ha aggiunta.
In questo modo si avrà un quadro completo ed ordinato di tutti i passaggi della pratica: si potrà sapere esattamente chi ha fatto cosa e quando.
Per associare la pratica ad un utente diverso da quello a cui è associata basta fare doppio clic sul nome dell’utente e scegliere un altro utente a cui associarla.
Nella parte inferiore della finestra è presente la lista dei protocolli associati alla pratica.
Per associare un protocollo ad una pratica utilizzare l’apposita casella di selezione dalla sezione di gestione dei protocolli.
Cliccando su Stampa si può scegliere di stampare:
- la lista delle pratiche visualizzate
- la lista delle pratiche visualizzate comprese dello storico pratica
- il dettaglio della pratica corrente.
La scheda Opzioni e utility gestisce diverse funzioni:
- Backup
Per eseguire il backup dei dati è necessario scegliere la cartella che conterrà il backup e successivamente cliccare:
- sul tasto “Backup database” per eseguire il backup del solo database.
- sul tasto “Backup file associati” per eseguire il backup dei file associati ai documenti protocollati.
Si può anche scegliere, apponendo l’apposita spunta, di eseguire il backup automatico del database ad ogni chiusura del programma (consigliato!).
Attenzione! Il Backup automatico effettuerà una copia solo del database.
Per copiare anche tutti i file associati è necessario cliccare sull’apposito pulsante precedentemente descritto.
- Licenze
Da utilizzare per registrare il programma o attivare eventuali modifiche sulla licenza.
- Opzioni
Apre la maschera che permette di impostare le opzioni del programma
Per i dettagli cliccare sulle icone con i punti interrogativi.
In fondo alla maschera è visualizzato il percorso dove sono memorizzati i file associati ai documenti protocollati. Per effettuare il backup è sufficiente copiare questa cartella e la cartella DataBase presente nella cartella di installazione del programma oppure utilizzare l’apposita funzione delle Utility.
Notifiche
E’ possibile notificare un documento protocollato o un’intera pratica ad altri utenti del programma per porla alla loro attenzione.
Questo permette quindi di organizzare il lavoro all’interno dell’azienda e di smistare la documentazione in ingresso a chi di competenza.
Durante la compilazione dei dati di un protocollo o di una pratica, compare il tasto “Notifica ad altri utenti”.
Cliccando su questo tasto si accede ad una maschera che permette di notificare il documento o la pratica ad altri utenti del programma:
Per notificare il documento è sufficiente selezionare l’utente o gli utenti a cui è destinato da questa lista.
E’ possibile notificare i documenti anche ad utenti che non potrebbero visualizzarli perché non sono abilitati al settore o perché possono visualizzare solo i propri, consentendogli in questo modo di gestire comunque il documento.
Se necessario si può anche specificare una data o addirittura un’ora di avviso.
Quando un utente accede al programma, se ha delle notifiche non ancora lette, appare un messaggio che lo avvisa delle nuove notifiche:
Cliccando su “Si” il programma visualizza la maschera Notifiche
Per visualizzare i dettagli di un protocollo o di una pratica bisogna fare doppio click sulla relativa riga nella lista.
Se un documento già visionato lo si vuole poi segnare come “Non letto” basta selezionarlo nella lista e cliccare sul tasto Segna come da leggere.
In basso a sinistra si può inoltre impostare se avere una segnalazione automatica per le notifiche ricevute e ogni quanti minuti.
Per visualizzare invece lo stato delle notifiche inviate e quindi sapere chi ha letto i documenti notificati e quanti ancora non sono stati letti dai destinatari, basta selezionare Mandate dal menu a tendina in alto a sinistra
Per utilizzare pienamente “Protocollo Facile” è necessario effettuare la registrazione.
Ad ogni avvio del programma viene verificato lo stato della registrazione; se non risulta registrato appare il seguente messaggio:
Cliccando sul pulsante ‘Sì’ si aprirà la maschera di registrazione:
Per registrare il programma, è sufficiente inserire, nell’apposito campo, il codice licenza ricevuto via e-mail al momento dell’acquisto e cliccare sul tasto “Acquisisci licenze”.
Codice a barre
Con la versione full del programma è possibile stampare sulle etichette anche un codice a barre che identifica il protocollo.
La stampa del codice a barre sulle etichette si attiva dalla scheda Opzioni e utility mettendo la spunta sulla voce Stampa il codice a barre sulle etichette.
Se si dispone di un lettore di codici a barre è poi possibile risalire al protocollo semplicemente posizionandosi nella casella del filtro Num. Prot. e passando il lettore sul codice stampato sull’etichetta. In questo modo verranno visualizzati i dati relativi al protocollo corrispondente all’etichetta.
Modelli di documenti
Per ogni Tipo di documento è possibile creare un modello di documento da aggiungere e personalizzare nella fase di protocollazione.
Se si crea il modello di documento con Microsoft Word inoltre è possibile anche inserire dei campi che saranno automaticamente precompilati dal programma.
Ad esempio si potrebbe creare un modello di preventivo contenente i dati anagrafici del cliente destinatario, la data del documento, l’oggetto e il numero di protocollo.
Questo modello va poi associato al tipo di documento “preventivo” dalla sezione archivi di base.
Prima ancora di creare il preventivo quindi lo si comincia a protocollare con Protocollo Facile, si seleziona preventivo come tipo di documento, il cliente destinatario, si inserisce l’oggetto, dopodichè si clicca col tasto destro nel box bianco a destra dei file associati e si seleziona dal menu contestuale la voce “modello”.
Il modello precedentemente creato verrà automaticamente associato al protocollo, tutti i dati anagrafici, l’oggetto, il numero di protocollo opportunamente inseriti nel modello verranno automaticamente personalizzati con quelli selezionati nel programma e il file verrà aperto in Word per poter inserire gli ulteriori dettagli e completare il preventivo. A questo punto quindi il documento sarà già stato protocollato e sarà pronto per essere inviato al destinatario.
Vediamo ora come creare il modello in Word per permettere la sostituzione automatica dei vari campi.
Per farlo bisogna inserire nel modello i segnalibri nella posizione in cui si vogliono visualizzare i dati del protocollo. Se per esempio si vuole visualizzare il numero di protocollo bisogna inserire un segnalibro con nome NumProtocollo.
Per inserire un segnalibro in un documento Word bisogna posizionare il cursore dove si vuole inserire il segnalibro oppure selezionare il testo che si vuole sostituire e cliccare sul menu Inseriscià Segnalibro e inserire il nome del segnalibro.
I segnalibri dovranno chiamarsi:
- NumProtocollo per il numero di protocollo
- DataProtocollo per la data di protocollo
- TipoCorrispondenza per il tipo corrispondenza
- TipoDocumento per il tipo di documento
- DataDocumento per la data del documento protocollato
- Note per le note
- EntrataUscita per entrata o uscita
- Oggetto per l’oggetto del protocollo
- MittenteDestinatario per il nome del mittente o destinatario
- Indirizzo per l’indirizzo del mittente o destinatario
- Nazione per la nazione del mittente o destinatario
- Comune per il comune del mittente o destinatario
- Cap per il cap del mittente o destinatario
- Provincia per la provincia del mittente o destinatario
- Frazione per la frazione del mittente o destinatario
- Contatti per tutta la lista dei destinatari completi di indirizzo
- Pratica per la pratica associata al protocollo.
- NumPratica per il numero della pratica associata al protocollo.
- NumPraticaSecondario per il numero secondario della pratica associata al protocollo
- Utente per l’utente che ha protocollato il documento.
- ProgressivoDocumento per il numero progressivo di protocolli con lo stesso tipo di documento.
- Settore per l’azienda o il settore del protocollo.
- DescrizioneSettore per la descrizione dell’azienda o il settore del protocollo.
- NumProtocolloSecondario per il numero di protocollo secondario.
- Costo per il costo del protocollo.
- CodBarre per il codice a barre che identifica il protocollo.
- NoteContatto per le note del contatto associato al protocollo.
- Email per l’indirizzo email del mittente o destinatario.
- Telefono per il numero di telefono del mittente o destinatario.
- Fax per il numero di FAX del mittente o destinatario.
- PEC per l’indirizzo di posta elettronica certificata del mittente o destinatario.
- CodFiscale per il codice fiscale del mittente o destinatario.
- PartIVA per la partita IVA del mittente o destinatario.
Costo dei protocolli
Protocollo Facile permette opzionalmente di impostare un costo per ogni protocollo (es. valori bollati, spese di spedizione, busta, carta, etc..) per poi calcolare il costo complessivo per una selezione di protocolli.
La casella Costo del protocollo, di default disabilitata, è attivabile dalle Opzioni del programma: spuntare la voce “Abilita costo protocollo” come indicato dalla freccia rossa nella figura seguente.
Nella schermata della gestione protocolli apparirà così una casella Costo:
Per calcolare poi il totale di una lista di protocolli:
- cliccare sulla freccetta in alto a sinistra della lista dei protocolli in modo da aprire il box indicato in figura
- selezionare il campo Costo nella casella “in”
- cliccare sul pulsante TOT.
La somma verrà effettuata su tutti i record visualizzati o solo su quelli selezionati in funzione del cerchietto spuntato a destra.
Funzionalità versione PLUS
Annullamento di un protocollo
Con la versione Plus di Protocollo Facile è possibile effettuare un’operazione di annullamento di un protocollo registrato erroneamente.
In questo modo il numero di protocollo assegnato rimarrà comunque occupato in modo da non creare buchi di numerazione e le informazioni registrate rimarranno nello storico insieme alla motivazione dell’annullamento.
Per annullare un protocollo cliccare su modifica record e mettere la spunta sulla voce “Annullato” in basso a sinistra.
Si aprirà una finestra che chiede conferma per l’annullamento.
Dopo aver cliccato su “Si” si aprirà una maschera dove è possibile inserire i motivi dell’annullamento.
Dopo aver inserito i motivi dell’annullamento cliccare su “Annulla il protocollo” per completare l’azione di annullamento.
Un protocollo annullato nella lista dei protocolli sarà visualizzato in grigio e non sarà più possibile modificarlo.
Log operazioni
Nella versione Plus di Protocollo Facile è possibile abilitare il Log delle operazioni, per avere traccia di tulle le operazioni effettuate dai vari utenti sui protocolli.
Il Log delle operazioni è abilitabile dalla scheda Opzioni e utility mettendo la spunta sulla voce “Abilita il log delle operazioni”
Da questo momento partirà il log di tutte le operazioni effettuate sui protocolli da tutti gli utenti.
Per visualizzare il log è sufficiente cliccare sul tasto Visualizza Log operazioni e si aprirà la finestra con tutti i log con la possibilità di filtrarli per data e per utente:
Scansione multipla (ADF)
Nella versione Plus di Protocollo facile è possibile effettuare scansioni di più pagine in un unico passaggio con scanner dotati del dispositivo di alimentazione automatica dei fogli.
Per effettuare la scansione bisogna cliccare sul tasto Aggiungi file da scanner, per aprire la finestra Acquisisci immagine, e quindi cliccare sul tasto Scansione ADF. In questo modo partirà la scansione dei fogli inseriti nello scanner, e si fermerà quando avrà scansionato tutte le pagine.
Il documento scansionato potrà poi essere salvato in formato PDF cliccando sul tasto Crea PDF.
Titolario di classificazione
Nella versione Plus di Protocollo Facile è possibile costruire un titolario e classificare i protocolli.
Il titolario può essere suddiviso in titoli, classi e sottoclassi.
Per ogni titolo, classe o sottoclasse è anche possibile definire un oggetto predefinito che verrà applicato al protocollo quando viene classificato.
Per i titoli, le classi e le sottoclassi si può definire se devono essere numerati con numeri romani, numeri arabi o lettere.
Se è stato costruito un titolario di classificazione quando viene inserito un nuovo protocollo, viene visualizzata in alto la struttura ad albero che permette di classificare il protocollo semplicemente selezionando il titolo, la classe o la sottoclasse di appartenenza.
Nel caso il protocollo sia stato classificato, il numero di protocollo riporterà anche il titolo, la classe e la sottoclasse.
Inoltre dalla schermata di impostazione del titolario è possibile impostare il formato con cui verrà generato il numero di protocollo a proprio piacimento, inserendo nel numero qualsiasi campo con cui il protocollo è stato definito e i relativi separatori.
Per visualizzare tutti i protocolli presenti in un titolo, in una classe o in una sottoclasse è sufficiente selezionare il titolo, la classe o la sottoclasse di interesse dal titolario presente nella parte sinistra della schermata.
Questo filtro si combina con gli altri criteri di ricerca, per cui è possibile filtrare per esempio tutti i protocolli con una certa classificazione, in entrata o in uscita, in un certo range di date, di un certo tipo, ecc...